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書店盤點方案

書店成功盤點的解決方案

2017.07.12

關于盤點人員和設備的確定

   盤點前應根據營業狀況確定盤點設備的數量和名稱,盤點時電腦錄入員的名稱和人數、復核人員名稱和人數。將盤點人員分組及明確規定工作職責,每組包括3個人,分別是盤點人員、POS機錄入員、復核人員,同時指定具體負責的系統管理員。

關于盤點區域的劃分

   在方案書中根據營業場所、倉庫等地理位置和營業情況,合理分隔盤點區域并按序號命名,列出盤點區域表,盤點時按區域表順序進行。對區域不明確的交叉地段,人工進行整理,明確所處的區域,注意整理無書架的圖書,留出足夠的空間用于盤點時進行擺放。

關于單據的處理期限

   在方案書中應規定各部門未處理相關單據的最后處理完成期限,以便提高盤點的準確性。即規定各部門未錄入系統的單據、財務部門未處理的賬單,需要退貨或報廢、所有待分發或調撥、未列入系統管理的商品的最后處理完成期限。

關于盤點方式的選擇

   在盤點方案書中應根據書店目前的運作情況確定盤點方式。采用不同的盤點方式,將直接影響盤點的準確性和工作效率。

——新開業書店的盤點

   新開業的書店,在開始使用系統時,為避免對系統不熟悉或相關管理制度未完善,造成庫存不準或數據混亂,應在錄入商品資料和收貨信息的同時,對進銷調存的業務單據,在錄入系統的同時,即時打印并由經手人確認后存檔。對于盤點前的電腦數據,一旦發現錯誤,應馬上與原始單據進行核對,待系統運行一段時間基本暢順后再進行盤點。
——營業中首次啟用系統書店的盤點

   前期使用手工操作的書店,若首次使用軟件管理時進行盤點,雖然可以通過系統盤點處理后將商品轉入庫存,但是無法在系統中建立業務管理中所需的供貨來源、成本數據、結算和退貨依據,所以,首次盤點應采用“收貨盤點方式”,即將盤點后的數據根據最近進貨單確認商品的所屬供應商,然后錄入盤點數量和進貨折扣,進貨折扣最后一次進貨折扣,以便與供應商退貨和結算,同時產生正確的庫存。

——進行系統升級書店的盤點
   原有的舊系統進行升級,不適宜馬上進行盤點。因為升級過程中有可能原有的數據不規范或與新系統的數據格式不兼容,需要進行轉換、調整、合并和更新,而處理過程中出現的數據差異,需要通過盤點進行糾正。所以盤點時間應選擇在原系統數據完全倒入新系統,調整完畢并穩定運行一段時間后進行盤點。

——不停業盤點
   不停業盤點是書業常用的盤點方式,目的是最大限度地降低因盤點停業所帶來的經營損失。晴川管理系統完全支持不停業盤點方式,而且在每年銷售額超2億的廣州購書中心、年銷售額超6億,具有12 個區店規模的廣州新華書店集團、多個連鎖店的廣州大洋文化連鎖店等單位成功實施。

但是我們仍然希望書店管理者對不停業盤點要高度重視,盤點期間盡量與我公司專業工程師進行溝通,出現問題馬上采取補救措施。

——異地盤點

   對于異地經營的直營店、連鎖店或加盟店的盤點,可參照本地的前臺盤點管理進行盤點,盤點后通過通訊線路和系統接口將盤點數據上傳到后臺服務器。為了提高盤點的準確性,建議成立一個盤點小組,專門負責異地盤點工作,減少培訓的工作量保證盤點的順利進行。

關于盤點操作流程的制定

   應以直觀明晰的示意圖制定如下圖所示的盤點操作流程,供盤點人員參考執行:

 

關于盤點操作步驟的說明

   明確規定商品整理、盤點設備設定、商品掃描、復核、數據匯總和轉入后臺等盤點方式的操作步驟。

關于盤點錯誤的修改

   說明誤盤、漏盤、重盤的具體處理細節、步驟和處理方式。

   一般來說,書店每年均會盤點1~2次,中小型書店的盤點工作比較簡單,不需要花費很多的精力。但對于大型書城來講,盤點工作比較復雜,應作為一項非常重要的項目來處理。因為盤點的結果準確與否,將直接影響到整個信息管理系統后續的數據準確性。雖然大多數的客戶都知道盤點的重要性,但由于企業人員的流動,造成系統管理員對盤點情況了解不多,因而經常出現盤點失敗的情況,不但耗費了企業的大量人力物力,而且影響了企業的正常運作。

為了解決客戶的這一后顧之憂,晴川公司不但在圖書/音像管理軟件里配有完善的盤點管理功能,而且為客戶提供全方位的盤點解決方案、培訓服務和全程跟蹤,確保每個客戶都能夠順利完成盤點工作。以下是晴川公司提供給客戶成功完成盤點的一些做法:

盤點前的方案制定

1.提出盤點申請

   盤點前應由電腦部提出申請,提交總經理審批。在確定盤點日期前,應首先咨詢各部門的意見,據此確定最佳盤點時間。一般情況下每半年盤點1次,特殊情況下可隨時安排盤點。盤點周期約2~4天左右,最好安排在營業淡季進行,可減少營業壓力。盤點日期確認后應由電腦部制定盤點方案,以文件形式通報業務部、營業部、行政部及物流管理中心等相關部門,提前做好盤點前的統籌準備工作。

2.制定盤點方案書

   一個好的盤點方案,對于提高盤點的準確率和工作效率事關重大。因此盤點前應做好全面規劃,確定盤點流程,并按以下的各項內容明確細分。

3.盤點前的培訓

   有了一個好的盤點方案,還應安排一定的時間對員工進行集中培訓,讓一些沒有接觸過盤點的員工盡快掌握工作要點、步驟和流程,確保盤點工作有條不紊地進行。

4.盤點方案執行過程的落實和監控

   盤點期間為了不耽誤經營和銷售,通常采用日夜連續盤點的情況,員工疲倦后便會出現差錯,因此,嚴格落實盤點數據復核機制,安排系統管理員隨時跟蹤監控,一旦發現漏洞,馬上及時糾正是非常重要的。

5.盤點后認真總結,逐步規范盤點流程

   盤點結束后,應對盤點的安排、進度、效果、出錯情況、數據準確率等方面進行整體評估,對不規范的流程與以修正,總結經驗教訓,使盤點工作越做越好


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